Pasak pirkimų specialisto, Lietuvoje dažnai pasitaikantis atvejis, kai prekes reikia nupirkti kuo greičiau, kitaip tariant, jų „reikėjo vakar".
„Tuomet į kainą kreipiama mažiau dėmesio. Dėl noro kuo greičiau įsigyti prekių neatliekama išsami tiekėjų apklausa, dažnai perkama iš to pačio tiekėjo nesidomint, kokias kainas siūlo konkurentai. Skaičiuojama, kad optimizavusi pirkimų valdymą, atlikdama nuolatines tiekėjų kainų apklausas, įmonė per metus gali sutaupyti iki penktadalio pirkimams skirto biudžeto. Pavyzdžiui, jeigu pirkimams išleidžiama apie 500 tūkst. litų, įmanoma sutaupyti net iki 100 tūkst. litų", – pasakoja vienas iš pirkimo valdymo e. sistemos Viatender.com įkūrėjų.
Jeigu įmonės nesinaudoja automatizuota pirkimų valdymo e. sistema, prieš atliekant pirkimą patariama apklausti ne mažiau nei tris tiekėjus. Kuo daugiau jų bus apklausta, tuo didesnė tikimybė, kad įmonei pavyks sutaupyti lėšų.
„Neretai pasitaiko atvejų, kai skirtingi vienos įmonės darbuotojai ar padaliniai perka iš to pačio tiekėjo ir visi už skirtingą kainą. Vien dėl to, kad kolegos buvo nesusitarę, neplanavo pirkimų, nekomunikavo tarpusavyje, neturėjo jokios pirkimų valdymo sistemos. Taip jie švaisto įmonės lėšas, o vadovas gali to net nepastebėti", – teigia J. Dargis.
Prieš atliekant pirkimus tiekėjams patariama kuo aiškiau ir išsamiau suformuluoti klausimus, kurie padėtų apibūdinti prekės specifikaciją, tinkamumą, įmonės ir paslaugos patikimumą – kuo tiksliau apibūdinti reikalavimai reikalingai prekei, tuo lengviau palyginti pasiūlymus.
J. Dargis šalies įmonėse įžvelgia vieną didžiulę pirkimų ydą, kuri daro įtaką ir įmonės patiriamoms išlaidoms – tik nedidelėje dalyje įmonių yra pirkimų skyrius ar už prekių įsigijimą atsakingas asmuo, t. y. pirkimus atlieka kone visi įmonės darbuotojai.
„Nereti atvejai, kai už pirkimus atsakingas asmuo palieka įmonę, beveik neįmanoma surasti informacijos, kokie tiekėjai buvo apklausiami ar kokios kainos tuomet buvo siūlomos. Dar blogiau, kai įmonėje nepildoma tiekėjų bazė. Tuomet už pirkimus atsakingam asmeniui palikus įmonę, nežinoma net su kokiais tiekėjais buvo bendradarbiaujama", – pasakoja UAB „Amet Solutions" vadovas.
Pirkimų specialistai rekomenduoja daugiau dėmesio skirti pirkimų strategijai ir planavimui, pataria pasidomėti elektroniniais pirkimais, kurie padėtų sumažinti mechaninio darbo kiekį pirkimus atliekančiam specialistui ir leistų daugiau koncentruotis į pirkimų planavimą.
„Įmonėje turi būti aiški ir vieninga pirkimų sistema – kas perka, kaip saugoma informacija, pildoma tiekėjų duomenų bazė. Taip pat būtinas pirkimų archyvas, kur būtų pateikiama visa informacija apie pirkimus, jų istorija, tiekėjų duomenys. Tai palengvintų pirkimų valdymo procesus, o įmonės vadovams leistų bet kada patikrinti, kokie pirkimai ir už kokią sumą buvo atlikti", - pataria J. Dargis.
UAB „Amet Solutions" informacija
