Jeżeli w formie adresu – po wyrażeniu Szanowny Pan (Sz. Pan) musimy wymienić kilka nazw godności, tytułów czy stanowisk, to wielką litera zapisujemy tylko pierwszy człon, np. Sz. Pan Prof. dr hab., a nie Sz. Pan Prof. Dr Hab..
W podpisie nadawcy normą jest użycie imienia i nazwiska, inicjału imienia i nazwiska lub samego nazwiska (w tym podpisu nieczytelnego lub parafy). Niestosowny jest podpis z tytułem, w rodzaju: red. Adam Wilk, dr Maria Zając.
W korespondencji - zarówno prywatnej, jak i służbowej - ze wszystkimi instytucjami w Polsce zawsze podajemy w pierwszej kolejności imię, potem nazwisko adresata. Dotyczy to również nadawcy.
Do osób, z którymi nie jesteśmy na ty i których nie tytułujemy, zwracamy się proszę pani, proszę pana – taka potrzeba istnieje zwłaszcza w początkowej fazie kontaktu. W kontaktach z osobami, z którymi nie jesteśmy na ty, unikać należy rozpowszechniających się ostatnio form typu panie Piotrze, pani Marto (tym bardziej form zawierających imię zdrobniałe, np. panie Piotrusiu, pani Martuniu). Formy takie – zawierające imię adresata – przez wiele osób są odbierane jako zbyt poufałe, szczególnie, gdy zwraca się tak osoba młodsza do starszej.
[Na podst. M. Marcjanik „Mówimy uprzejmie"]
