Po ogłoszeniu w połowie marca kwarantanny, instytucje państwowe zaczęły zastanawiać się jak efektywnie organizować swoją pracę bez przerywania usług normalnie świadczonych mieszkańcom. Aby udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zorganizowało zdalne konferencje z przedstawicielami wszystkich samorządów w kraju oraz udzieliło konsultacji i odpowiedzi związanych z ogłoszonym na Litwie stanem wyjątkowym.
„W sytuacji ekstremalnej wszyscy musimy dostosować się do nowych warunków oraz przyzwyczaić się do pracy zdalnej. Samorząd nie jest wyjątkiem, dlatego zgłoszone zmiany w ustawie pozwoliły na podejmowanie wszystkich ważnych dla lokalnej społeczności decyzji w terminie” – o posiedzeniach rad i komisji samorządowych mówiła minister spraw wewnętrznych Rita Tamašunienė.
Aby zapewnić sprawną pracę zarówno w samorządach, jak i w innych instytucjach, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych przygotowało także rekomendacje dotyczące sposobu świadczenia usług niecierpiących zwłoki, organizacji pracy oraz komunikacji instytucji publicznych.
Również Ministerstwo Spraw Wewnętrznych w okresie kwarantanny swoją pracę organizowało zdalnie. Wydano trzy rozporządzenia ministerialne, w których stwierdzono, że w miarę możliwości prace należy wykonywać zdalnie, a jeśli nie jest to możliwe, w miejscu pracy należy zapewnić wszelkie środki bezpieczeństwa – na przykład osoby, które musiały w ministerstwie pracować stacjonarnie, były sprawdzane, czy nie odczuwają objawów wirusa, zostały zaopatrzone w środki dezynfekujące, instrukcje prawidłowego mycia rąk itp.
Samorząd w okresie kwarantanny: od wirtualnych konferencji po rozmowy telefoniczne z mieszkańcami
Mer Janowa, prezes Stowarzyszenia Samorządów, Mindaugas Sinkevičius zauważa, że z 60 samorządów napłynęły różnorodne pytania: jak otrzymać środki ochronne, jak zapewnić bezpieczną pracę pracownikom socjalnym, jak przenieść system edukacji do nauczania zdalnego itp. Odpowiedzi na te pytania szukano podczas wirtualnych konferencji, często korzystając z pomocy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych czy Ministerstwa Oświaty.
Zdaniem Sinkevičiusa, funkcje samorządów zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych zostały przeniesione do przestrzeni elektronicznej dość szybko i skutecznie. Biorąc pod uwagę rekomendacje ministerstwa, zniesiono nadmierną formalność w przyjmowaniu wniosków mieszkańców o świadczenia lub inne. Pojawiły się jednak także pewne wyzwania, z którymi pracownicy samorządów musieli się zmierzyć.
„Pracownicy zaadaptowali się pomyślnie, ale, choć staraliśmy się zaspokoić wszystkie potrzeby mieszkańców zdalnie, pojawiły się głosy niezadowolenia. Trudniej było się przystosować tej grupie osób, która przykładowo, w samorządach zwracała się do wydziałów pomocy społecznej. Ci ludzie zwykle przychodzą i wypełniają wszystkie wnioski na miejscu, ponieważ nie każdy potrafi zrobić to samodzielnie. Dlatego też po zamknięciu samorządów pojawiło się niezadowolenie, że rzekomo urzędnicy pozamykali się itp. Więcej stresu i wyzwań adaptacyjnych było związanych jednak z mieszkańcami, ale wszyscy specjaliści dołożyli wszelkich starań i kontakt ten został przekształcony w komunikację werbalną przez telefon lub drogą elektroniczną” – wspomina Sinkevičius.
Mer Janowa dodał, iż większość wyzwań z jakimi musiały zmierzyć się samorządy dotyczyła organizacji działań pracowników socjalnych.
„Pracownicy socjalni nie mogą zostawić swoich usługobiorców, ponieważ są to ludzie w różnym wieku, o różnych potrzebach socjalnych, którym należy zapewnić pomoc – odwiedzić ich, zrobić zakupy. Dlatego nieprzypadkowo zapewniliśmy pracownikom socjalnym różne środki ochrony, a państwo przyznało im za ich pracę jednorazowe premie” – mówił Sinkevičius.
Sprawdzone praktyki, które będą wykorzystywane i w przyszłości
„Regitra” to jeden z udanych przykładów instytucji państwowych, w których klienci podczas kwarantanny byli obsługiwani kanałami cyfrowymi. Saulius Šuminas, zastępca dyrektora generalnego „Regitry”, powiedział, że „w okresie kwarantanny ludzie chętnie korzystali z usług elektronicznych, więc tego typu świadczenia mają być zachowane także w przyszłości”.
„Obecnie wykorzystujemy okazję, by zmienić przyzwyczajenia naszych klientów. Jednym z przykładów jest to, że chcemy świadczyć więcej usług po wstępnej rejestracji, a nie po przyjściu na miejsce i czekaniu w kolejce. Chcemy, by usługa była świadczona po uprzednim zaplanowaniu, dlatego na wszystkie możliwe sposoby zachęcamy ludzi do wcześniejszej rejestracji” – mówił Šuminas.
Dla tych usług, których nie można przenieść do przestrzeni wirtualnej, szukano alternatyw. „Nowe środki transportu zaczęliśmy rejestrować u przedstawicieli producentów, którzy mieli już umowy. Jednak są takie usługi, jak egzamin na prawo jazdy, w trakcie których niemożliwe jest zapewnienie bezpiecznej odległości 1 metra, dlatego zostały one zawieszone. Chętnych do przystąpienia do egzaminu nazbierało się około 5 tysięcy” – mówił Šuminas
Według Šuminasa, świadcząc usługi, starano się łagodniej patrzeć na określone sytuacje. Na przykład, jeśli wygasło prawo jazdy lub kończył się termin teorii jazdy, były one przedłużane.
Obecnie instytucje w większości powróciły do normalnego funkcjonowania. Wszystkie placówki nadal są zobowiązane do przestrzegania decyzji i zaleceń przyjętych przez kierownika operacji na poziomie państwowym. W sytuacji, gdy ludzie nie mogą pracować zdalnie, muszą być zapewnione takie warunki, by w jednym pomieszczeniu pracowała jedna, maksymalnie dwie osoby, należy zachować odpowiedni dystans, a pomieszczenia muszą być często wietrzone.
Inf. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych RL
