W projekcie przygotowanej odpowiedzi na to pismo Związek Polaków zaznacza, że postanowienie Inspekcji jest zbyt surowe, dlatego przedstawia swoje argumenty i prosi o złagodzenie nakazów zawartych w piśmie.

  Z projektem odpowiedzi zostali zapoznani członkowie Rady ZPL na kolejnym jej posiedzeniu, które odbyło się 13 października.  Pismo Inspekcji zostało przyjęte przez członków Rady sceptycznie i wywołało negatywną reakcję. W toku jego omawiania przypomniano, że podejmując się przeprowadzenia  Społecznego Spisu Ludności Narodowości Polskiej na Wileńszczyźnie już spotykano się z podobnymi oskarżeniami i zarzutami ze strony państwowych instytucji, jak też tendencyjnie nastawionych tzw. działaczy. Odnotowano przy tym, że przystępując do spisu, koordynator społecznej inicjatywy ZPL  wyraźnie zaznaczył, że od chwili podjęcia inicjatywy – w styczniu 2021 roku - ZPL utrzymuje stały kontakt zarówno mailowy jak też telefoniczny z Państwową Inspekcją Ochrony Danych (PIOD), dąży bowiem do tego, by ta inicjatywa była realizowana w oparciu o Ustawę RL o ochronie prawnej danych oraz zgodna z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). I, jak podkreślono, w piśmie wówczas przesłanym do ZPL PIOD oznajmiła, że ani RODO, ani PIOD nie zakazują i nie mogą zabronić gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, zwłaszcza jeśli dotyczą one inicjatywy społeczeństwa obywatelskiego i organizacji społecznych, tym niemniej mogą wystosować zalecenia, zwrócić uwagę, czy też pomóc organizacjom społecznym w realizowaniu inicjatyw i zapewnić przestrzeganie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.  Zauważmy, że Inspekcja obecnie zarzuca Związkowi naruszenia w przestrzeganiu poszczególnych założeń właśnie tych dokumentów.

Jak przed dwoma laty zaznaczył koordynator inicjatywy, była ona realizowana zgodnie z wszelkimi obowiązującymi aktami prawnymi z zakresu ochrony danych – zarówno unijnych jak też krajowych. Związek Polaków na Litwie stanowczo podkreślił, że inicjatywa społeczna, która była realizowana na zasadzie dobrowolności, była wdrażana nie tylko zgodnie z aktami prawnymi z zakresu ochrony danych, ale pełniła również ważną rolę w kontekście powszechnego spisu ludności w 2021 roku w  informowaniu mieszkańców. Odnotowano również, że podobne społeczne spisy ludności są mile widziane, a nawet promowane przez niemal wszystkie rządy państw członkowskich UE, a mniejszości narodowe tych państw wielokrotnie organizowały tam takie spisy. Dotyczy to mniejszości węgierskiej w Rumunii, chorwackiej mniejszości narodowej w Bośni i Hercegowinie i innych. Inicjatywa społeczna ZPL wówczas doczekała się międzynarodowego poparcia. Pismo z deklaracją poparcia przesłał m. in. do ZPL Lorant Vincze, europoseł, Przewodniczący Federalnej Unii Narodowości Europejskich (FUEN).
 
Uwzględniając powyższą informację członkowie Rady ZPL jednogłośnie zaaprobowali tekst odpowiedzi, jaką Związek Polaków na Litwie przygotował dla Państwowej Inspekcji Ochrony Danych.  

Warto podkreślić, że znalazły się w nim m. in. stwierdzenia, że każda osoba, która podpisała formę deklaracji została zapoznana z celem przetwarzania danych i inną informacją  dotyczącą dysponowania jej danymi osobowymi i wyraziła na to zgodę. Osoby uczestniczące w spisie zostały też poinformowane o tym, że mogą odwołać swoją zgodę i wyrazić życzenie zniszczenia swoich danych. Słownie osoby uczestniczące w spisie były poinformowane, że w celu odwołania deklaracji mają się zwracać do ZPL i podać podanie z prośbą zniszczenia ich danych. W odpowiedzi podkreśla się też, że dotychczas nie było takich podań, co potwierdza, że nie wynikło żadnych nieporozumień.

W odpowiedzi dla Inspekcji odnotowano również, że w przetwarzaniu danych nie korzystano z technicznych środków i dlatego nie ma podstaw do zagrożeń z tym związanych.

Uwzględniając powyżej przytoczone fakty, ZPL prosi Inspekcję powtórnie rozważyć podjętą decyzję i złagodzić przedstawione wymagania.

Ze swojej strony, w ramach poszukiwania kompromisu,  Związek Polaków na Litwie zobowiązuje się do dokonania oceny ochrony danych i (lub) umówić się co do krótszego niż 25 lat terminu przechowywania danych, lecz równolegle ZPL prosi Inspekcję o odwołanie wskazówki zniszczenia zebranych deklaracji.

 W swoim piśmie ZPL odnotowuje też, że Państwowa Inspekcja Ochrony Danych ma misję bronić praw człowieka do ochrony danych osobowych, dlatego ma nadzieję na konstruktywną współpracę.