Тому, кто звонит, следует поздороваться и назвать свое имя, а если это необходимо , то и должность. Затем нужно вежливо попросить к телефону нужного вам человека.
Если вы не уверены в правильности набора номера, сначала уточните, туда ли вы попали.
Однако нетактично спрашивать, какой номер телефона у вашего невольного собеседника. Правильнее будет назвать тот номер, который набирали вы и уточнить, нет ли ошибки. Возможно, вы неправильно набрали или неточно записали нужный номер телефона.
Телефонная этика Тому, кто снял трубку, принято говорить: «Алло» или «Да», «Я вас слушаю». Нередко, по долгу службы требуется называть свою фамилию или должность.
Во время телефонной беседы довольно нелепо звучат «поддакивания»: «Да», «Ну», «Угу», «Так», «Ага» и т.д.
Если телефонная беседа прерывалась, перезванивает тот, кто звонил. Разговор, как правило, завершает тот, кто его начал.
Если на ваш звонок не поднимают трубку, дождитесь, пока не услышите четыре или пять длинных гудков — ведь вашему абоненту может понадобиться некоторое время, чтобы подойти к телефону. В рабочее время следует поднимать трубку после 1-2 сигнала. В случае, сели вы ошиблись номером, следует извиниться. Если кто-то случайно набрал ваш номер, лучшим ответом будет вежливое: «Простите, вы ошиблись номером».
Телефонная этика Обращаться к собеседнику, называя его «женщина», «гражданочка», «мужчина», «барышня», «девушка», «мальчик» моветон. Следует либо узнать имя вашего собеседника, либо употребить безличное обращение: «будьте так добры», «извините за беспокойство», «не подскажете ли вы», «скажите, пожалуйста» и проч.
Не принято звонить до восьми часов утра и после двадцати трех часов вечера. Также рекомендуется исключить деловые переговоры в выходные и праздники.
Однако нужно понимать, когда вежливость ни к чему. Например, если вы звоните в скорую помощь, милицию, пожарное депо, газовую службу за экстренной помощью. Необходимо быстро и четко обрисовать ситуацию, назвать адрес и свою фамилию.
Не нужны витиеватые вежливые фразы в общении со справочными. Достаточно кратко поблагодарить, получив ответ на ваш четкий запрос.
Если так вышло, что по телефону вам нагрубили, а это, к сожалению, случается при общении с различными организациями, постарайтесь сдержаться и не отвечать хамством на хамство. В этом случае стоит узнать телефон дирекции и вежливо обрисовать конфликтную ситуацию.
Если телефонный звонок пришелся на неудобный период времени (например, в разгар деловых переговоров или важного совещания), следует извиниться перед звонившим и перезвонить ему позже.
В случае если вам срочно нужно позвонить, то по правилам этикета следует попросить прощения у всех присутствующих, отойти в сторону, а сам звонок постараться не затягивать. Также считается проявлением неуважения откладывать в сторону телефонную трубку, чтобы решить какой-то другой вопрос. Таким образом, телефонный собеседник слышит совершенно посторонний разговор и тратит свое время на ожидание.
Нетактично включать и громкую связь, не предупредив об этом своего абонента.
Те же правила этикета по телефону распространяются и на владельцев сотовых аппаратов. Ко всему прочему, звонок с сотового и разговор по телефону в общественном месте не должен мешать окружающим.
В кино, театре, музее звонки и СМС-сообщения по мобильному телефону — верх неуважения, поэтому телефон стоит выключить или отключить звук.
Неприлично читать чужую СМС-переписку или проверять когда кто и кому звонил в телефоне даже близких родственников.
В самом начале разговора после приветствия и представления себя, следует спросить, удобно ли вашему собеседнику разговаривать. Ведь ваш звонок мог застать его за рулем машины или на переговорах.
